RODO
INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
W związku z zapewnieniem właściwego i przejrzystego przekazania informacji na temat procesu przetwarzania danych osobowych, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1) zwane dalej „RODO”, przedstawiamy Państwu niniejszą klauzulę obowiązku informacyjnego, która zawiera istotne informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez Administratora.
Administrator
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest VESBO Poland Sp. z o.o., ul. Maratońska 104,
94-007 Łódź, nr KRS 0000397834, NIP 9471979910.
Kontakt z Administratorem możliwy jest za pośrednictwem danych korespondencyjnych Administratora oraz pod numerem telefonu: +48426405526 lub adresem e-mail: biuro@vesbopoland.pl.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: biuro@vesbopoland.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Ochrona danych”.
Prawa podmiotu danych
Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych:
- prawo żądania dostępu do treści swoich danych osobowych,
- prawo żądania sprostowania swoich danych osobowych, jeśli uzna Pani/Pan, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
- prawo żądania usunięcia swoich danych osobowych, gdy:
- Pani/Pana dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
- wycofa Pani/Pan zgodę na przetwarzanie danych a Administrator nie posiada innej podstawy prawnej przetwarzania,
- zgłosi Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych i po stronie Administratora nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania,
- zgłosi Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego,
- Pani/Pana dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
- Pani/Pana dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego,
- Pani/Pana dane osobowe zostały zebrane w związku ze świadczeniem usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych dziecku.
- prawo żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, gdy:
- uzna Pani/Pan, że dane osobowe są nieprawidłowe,
- Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie chce Pani/Pan, aby zostały one usunięte przez Administratora,
- Administrator nie potrzebuje już Pani/Pana danych osobowych, ale są one potrzebne Pani/Panu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- wniesie Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych.
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora a sprzeciw jest uzasadniony przez Pani/Pana szczególną sytuację,
- prawo wycofania zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, przy czym wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej wycofaniem,
- prawo do przenoszenia swoich danych osobowych, gdy dane są przetwarzane na podstawie zgody lub na podstawie umowy,
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie https://uodo.gov.pl/pl/83/155.
Przekazywanie danych do państwa trzeciego
Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej, jednakże w niektórych sytuacjach może dojść do przekazania danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, nastąpi to wyłącznie, gdy spełnione zostaną warunki określone w Rozdziale V RODO. W przypadku przekazania danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego Administrator zadba o wszelkie formalności związane z prawidłowym zabezpieczeniem danych osobowych, w tym m.in. stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE).
Profilowanie
Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Zakres, cel oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO CELÓW KONTAKTOWYCH W TYM FORMULARZ KONTAKTOWY
CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu:
- nawiązania współpracy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
- realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci udzielenia odpowiedzi na pytanie skierowane za pośrednictwem maila, telefonu, Facebook Messenger, formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
- ustalenia, dochodzenia oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do wykonania powyższych celów.
OKRES PRZECHOWYWANIA:
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji powyższych celów. Dane osobowe mogą być również w adekwatnym zakresie, pozostawione i przetwarzane przez Administratora dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń do momentu ich przedawnienia, przez okres wymagany przepisami prawa.
ODBIORCY DANYCH:
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być następujące podmioty:
- podmioty dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne Administratora oraz inne podmioty współpracujące z Administratorem, na mocy stosownych umów, umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych,
- Facebook Messenger,
- podmioty, którym Administrator ma obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY (REKRUTACJA)
CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:
Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
- realizacji procesu rekrutacyjnego – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – uprawnienie do żądania danych niezbędnych do podjęcia działań przed zawarciem umowy w zakresie wskazanym w art. 221 Kodeksu Pracy,
- realizacji procesu rekrutacyjnego – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda na przetwarzanie danych osobowych, która w każdym czasie może być odwołana (dotyczy danych wykraczających poza zakres wskazany w art. 221 Kodeksu Pracy),
- realizacji procesu rekrutacyjnego – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - w przypadku wyrażenia odpowiedniej zgody również w celu prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych,
- ustalenia, dochodzenia oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami, związanymi z realizacją procesu rekrutacyjnego – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednocześnie niepodanie informacji wskazanych w art. 22 Kodeksu Pracy spowoduje, iż otrzymane dokumenty aplikacyjne nie będą przez Administratora rozpatrywane.
OKRES PRZECHOWYWANIA:
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia procesu rekrutacyjnego – maksymalnie 3 miesiące, licząc od dnia jego zakończenia.
W przypadku wyrażenia odpowiedniej zgody w celu prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe będą przechowywane przez okres maksymalnie 12 miesięcy.
ODBIORCY DANYCH:
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
- podmioty zewnętrzne dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne Administratora oraz inne podmioty współpracujące z Administratorem, na mocy stosownych umów, umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych,
- serwisy internetowe m.in.: www.pracuj.pl, https://pl.linkedin.com/jobs.
- inne podmioty, którym Administrator ma obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH KLIENTÓW I KONTRAHENTÓW (UMOWY HANDLOWE)
CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:
Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
- opracowania oferty, nawiązania współpracy, zawarcia i realizacji umowy, na podstawie której opiera się współpraca – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w przypadku Kontrahenta będącego osobą fizyczną, prowadzącą działalność gospodarczą lub w przypadku wspólnika spółki cywilnej, będących stroną umowy,
- kontaktu w sprawie wykonania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 f) RODO – w przypadku danych osobowych osób, których dane są przetwarzane na potrzeby podpisania i realizacji umowy o współpracę, w tym m.in.: osób uprawnionych do reprezentacji Kontrahenta, pracowników/współpracowników Kontrahenta,
- realizacji ciążących na Administratorze obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO
- realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora w związku z prowadzeniem wewnętrznych czynności związanych z działalnością Administratora, w tym audytów oraz realizacji marketingu bezpośredniego, budowania pozytywnego wizerunku Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
- zrealizowania przysługującego Państwu uprawnienia do rozpatrzenia reklamacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO i c) RODO – Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U.2019.1145 tj.),
- przesyłania informacji marketingowych o aktualnej ofercie Administratora, w ramach prowadzenia marketingu bezpośredniego – dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w postaci prowadzenia działań z zakresu marketingu bezpośredniego usług własnych - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, przy czym zgodnie z przepisami Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Ustawy Prawo telekomunikacyjne, Administrator potrzebuje dodatkowych zgód na wykorzystanie podanych kanałów komunikacji. W przypadku wyrażenia stosowanej zgody przez Panią/Pana, Administrator będzie mógł wysyłać informację marketingowe i handlowe za pomocą telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (telefon, e-mail). W tym przypadku Pani/Pana dane będą przetwarzane do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania lub do czasu wycofania zgód na otrzymywanie informacji o produktach i usługach drogą elektroniczną,
- ustalenia, dochodzenia oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do opracowania oferty, realizacji umowy oraz działań marketingowych. Brak podania danych wiąże
się z niemożliwości podpisania i realizacji umowy.
ŹRÓDŁO DANYCH
Jeśli Administrator danych nie pozyskał danych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, to dane osobowe w zakresie: m.in.: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, stanowisko/funkcja, miejsce zatrudnienia mogły zostać pozyskane przez Administratora danych z umowy, na podstawie której Administrator danych przetwarza dane lub udostępnione przez Kontrahenta.
OKRES PRZECHOWYWANIA:
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, tj.:
- dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy,
- dane osobowe zawarte w umowie będę przetwarzane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, m.in. przepisów podatkowych oraz sprawozdawczości finansowej – 5 lat – licząc od początku roku następującego po roku obrotowym: art. 86 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, art. 74 ust. 2 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
- dane osobowe mogą być przetwarzane dla zabezpieczenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami prze okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa,
- dane osobowe przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody będą przetwarzane do momentu odwołania zgody,
- dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami.
ODBIORCY DANYCH:
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
- podmioty zewnętrzne dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne Administratora oraz inne podmioty współpracujące z Administratorem, na mocy stosownych umów, umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych,
- banki - w celu realizacji rozliczeń finansowych;
- firmy audytorskie,
- podmioty, którym Administrator ma obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.
POINFORMOWANIE PODMOTU DANYCH
Kontrahent zobowiązuje się do przekazania informacji, o których mowa powyżej, wszystkim osobom, których dane zostały lub zostaną przekazane Administratorowi w związku z zawarciem i wykonaniem umowy o współpracę.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH PODWYKONAWCY, PRACOWNIKÓW PODWYKONAWCY LUB OSÓB WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z PODWYKONAWCĄ
CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:
Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
- w przypadku osoby fizycznej, działającej we własnym imieniu (w tym również jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą):
- realizacja czynności, związanych ze złożeniem i realizacją zamówienia transportowego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
- wypełnienie obowiązków prawnych nałożonych na Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
- ustalenie, dochodzenie oraz zabezpieczenie ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
- w przypadku osoby fizycznej, działającej w imieniu firmy (osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej):
- realizacja czynności, związanych ze złożeniem i realizacją zamówienia transportowego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
- wypełnienie obowiązków prawnych nałożonych na Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
- ustalenie, dochodzenie oraz zabezpieczenie ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
- w przypadku pracownika Podwykonawcy lub osób, współpracujących z Podwykonawcą w związku z działaniami, mającymi na celu realizację współpracy/zamówienia:
- kontakt w sprawie realizacji zamówienia transportowego, tj. dla realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
- wypełnienie obowiązków prawnych nałożonych na Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
- ustalenie, dochodzenie oraz zabezpieczenie ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
ŹRÓDŁO DANYCH:
Dane osobowe jako:
- osoby działającej w imieniu Podwykonawcy mogą zostać udostępnione Administratorowi przez Przewoźnika w zakresie: imię (imiona) i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko, miejsce zatrudnienia,
- pracownika/współpracownika Podwykonawcy mogą zostać udostępnione Administratorowi przez Podwykonawcę, m.in. w zakresie: imię (imiona) i nazwisko, numer dowodu osobistego.
OKRES PRZECHOWYWANIA:
Dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania współpracy między Administratorem a Podwykonawcą a po jej wygaśnięciu do czasu przedawnienia wzajemnych roszczeń wynikających ze współpracy.
ODBIORCY DANYCH:
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
- podmioty zewnętrzne dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne Administratora oraz inne podmioty współpracujące z Administratorem, na mocy stosownych umów, umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych,
- podmioty, którym Administrator ma obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.
- Kontrahent zobowiązuje się do przekazania informacji, o których mowa powyżej, wszystkim osobom, których dane zostały lub zostaną przekazane Administratorowi w związku z zawarciem i wykonaniem umowy o współpracę.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH Z ZWIĄZKU Z PROWADZENIEM DZIAŁAŃ MARKETINGOWYCH W TYM NEWSLETTER
CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:
Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
- marketingu usług własnych, budowania pozytywnego wizerunku, nawiązywania nowych kontaktów handlowych, przesyłania informacji handlowych w formie Newsletter o aktualnej ofercie, w tym o nowych produktach i usługach oraz promocjach – na podstawie realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia), którym jest marketing własnych produktów i usług. Przy czym zgodnie z przepisami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy Prawo telekomunikacyjne potrzebujemy dodatkowej zgody na wykorzystanie podanych kanałów komunikacji,
- ustalenia, dochodzenia oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymywania informacji marketingowych.
OKRES PRZECHOWYWANIA:
Dane osobowe będą przetwarzane do momentu ustania celu, dla którego zostały zgromadzone lub do momentu odwołania zgody.
ODBIORCY DANYCH:
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
- podmioty zewnętrzne dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne Administratora oraz inne podmioty współpracujące z Administratorem, na mocy stosownych umów, umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych,
- podmioty, którym Administrator ma obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.
